Kreatywna.pl Gazeta Kreatywna
Podobne artykuły
Postęp technologiczny ułatwia nam wykonywanie codziennych zadań. Automatyzacja pracy, robotyzacja linii produkcyjnych oraz nowoczesne, wygodne w obsłudze oprogramowanie to nie tylko sposób na poprawę efektywności, ale także redukcję liczby błędów generujących opóźnienia.
Co ważne, twórcy nowych rozwiązań dbają o to, by były przystępne dla każdego ich użytkownika i odpowiadały na jego potrzeby. Postęp dotyka także sfery komunikacji i rozliczeń z kontrahentami oraz klientami. Możliwość automatycznego generowania dokumentów, a następnie ich błyskawicznej wysyłki online znacząco upraszcza procesy i ogranicza ryzyko pomyłek, których poprawka może wymagać oficjalnych korekt. Zacznijmy od bardzo podstawowego dokumentu, który każdy przedsiębiorca regularnie wystawia, a mianowicie faktury. W tym artykule przybliżymy temat faktur elektronicznych.
Czym są e-faktury?
Faktura elektroniczna w wielu przypadkach to taki sam dokument jak w przypadku wersji papierowej, tyle że tworzony i przechowywany elektronicznie – najczęściej w formacie PDF. Nie wymaga on drukowania, dzięki czemu może być wysyłany do klienta chociażby drogą mailową czy przy użyciu linku. W przypadku relacji B2B i B2C na wysyłkę faktur w takiej formie należy uzyskać zgodę odbiorcy. Dla e-faktury w administracji publicznej taka zgoda nie jest potrzebna – ustawa obliguje jednostki publiczne do odbioru faktur elektronicznych.
Wiele osób przywykło do wystawiania papierowych faktur, co jest obecnie bardzo powszechną praktyką. Dla większych firm, które muszą każdego dnia generować setki takich dokumentów, jest to na swój sposób uciążliwe. Wystawianie faktur elektronicznych jest jednak rozwiązaniem, na którym korzystają nie tylko duże, ale także nawet bardzo małe przedsiębiorstwa. Dzięki nim wiele działalności zdołało zaoszczędzić masę pieniędzy i czasu, a także poprawić swoją efektywność pracy.
Zalety faktur elektronicznych
Nie da się zaprzeczyć, że faktury elektroniczne to zdecydowana oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy. Wystawienie faktury papierowej wymaga jej wypełnienia, wydrukowania i wysyłki pocztą lub kurierem. Decydując się na wystawianie faktur elektronicznych nie potrzeba zbędnie kupować papieru oraz transportować ich na pocztę lub poprzez kuriera. Dodatkowo, elektroniczna faktura bezproblemowo i szybko trafia do klienta, niezależnie od dystansu.
Jako że w sieci nic nie ginie, e-faktury gwarantują w pełni bezpieczne dotarcie faktury do celu, co nie zawsze jest pewne w przypadku ręcznej wysyłki. Warto wspomnieć również o projekcie samego Ministerstwa Finansów, które od 1 stycznia 2024 r. wdroży tzw. KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Nowoczesny rejestr faktur elektronicznych Ministerstwa jeszcze bardziej wpłynie na wydajność przesyłania faktur, upraszczając relacje między kontrahentami oraz kontrole skarbowe.
Czym jest EDI?
EDI to w skrócie Elektroniczna Wymiana Danych. To właśnie z jej pomocą możliwe jest automatyczne przesyłanie większości dokumentów sprzedażowych, w tym faktur ustrukturyzowanych. Coraz częściej wdraża się takowe rozwiązania do wielu firm, co ma na celu przede wszystkim wzrost efektywności pracy, eliminację błędów i oszczędność papieru. Oprócz wysyłki faktur, przy użyciu systemu EDI możliwa jest także sprawna komunikacja między przedsiębiorcami oraz sprawna wymiana danych, takich jak chociażby potwierdzenia zamówień czy awiza wysyłek.
Dowiedz się więcej o tym, czym są faktury elektroniczne na edison.pl.
Materiał partnera