Kreatywna.pl Gazeta Kreatywna
Podobne artykuły
Wraz z rozwojem działalności wzrasta ilość dokumentów, które powoli przestają mieścić się w szafkach. Fakt, że zajmują one dużo miejsca to jednak niewielki problem w porównaniu z tym, na jakie trudności natrafiamy, gdy próbujemy coś w tym stosie znaleźć. Istnieją na szczęście sposoby, które pomogą odnaleźć ład nawet w tym chaosie. Czym jest elektroniczne archiwum dokumentów i jakie zalety ze sobą niesie jego wprowadzenie? Odpowiedź znajdziesz w poniższym artykule.
Elektroniczne archiwum dokumentów – rozwiązanie na miarę XXI wieku
Elektroniczne archiwum dokumentów pozwala na zoptymalizowanie czasu pracy i zwiększenie wydajności pracowników. Jest to świetne rozwiązanie zarówno dla dużych, jak i małych przedsiębiorstw. Sposób działania jego jest następujący: każdy dokument zostaje opisany, po czym otrzymuje metrykę, dzięki której można go później z łatwością odnaleźć w bazach danych.
Rozpoczęcie korzystania z elektronicznego archiwum dokumentów nie wymaga ani dużych nakładów pracy, ani finansowych. Jedyne co trzeba zrobić, to znaleźć profesjonalną firmę świadczącą tego typu usługi – na przykład Baseline.
Jakie są zalety elektronicznego archiwum dokumentów?
- Spośród licznych zalet elektronicznego archiwum dokumentów przedsiębiorców powinna zainteresować zwłaszcza oszczędność pieniędzy. Nie musimy przejmować się wydatkami na drukarki, niszczarki, skanery, segregatory i inne przedmioty konieczne do prowadzenia sprawnej dokumentacji. Z tych samych względów prowadzenie cyfrowego archiwum wiąże się także z oszczędnością miejsca.
- Oszczędność czasu. Dzięki elektronicznemu archiwum dokumentów odnajdywanie wszystkich dokumentów staje się dziecinnie proste – zajmuje to kilka sekund.
- Dostępność – aby móc uzyskać dostęp do potrzebnego dokumentu wystarczy komputer i dostęp do Internetu. Odczytywanie dokumentów w podróży, w czasie wyjazdu służbowego czy podczas szkolenia nie stanowi najmniejszego problemu.
- Bezpieczeństwo – papierowe dokumenty mogą ulec zniszczeniu, mogą zostać wykradzione lub zgubione. W przypadku ich elektronicznych wersji takie ryzyko nie istnieje.
Ekologia
Olbrzymią zaletą elektronicznego archiwum dokumentów, choć nie związaną bezpośrednio z usprawnieniem działalności firmy, jest to, że jest to system przyjazny dla środowiska. Dzięki cyfrowemu archiwizowaniu dokumentów oszczędzamy papier i przyczyniamy się do zmniejszenia wycinki drzew. Na pewno spodoba się to osobom, które mają na uwadze dobro naszej planety, co w efekcie przyczyni się do wzrostu popularności naszej firmy.
Materiał partnera zewnętrznego