Kreatywna.pl Gazeta Kreatywna
Podobne artykuły
Dziś trudno sobie wyobrazić skuteczne działanie biura rachunkowego bez wsparcia ze strony precyzyjnych i indywidualnie dobranych rozwiązań IT. Oprogramowania dla biur rachunkowych mają za zadanie przede wszystkim uprościć i przyspieszyć te czynności, które są powtarzalne i wykonywane seryjnie. Aby jednak oprogramowanie przynosiło wymierne korzyści to wybrać należy takie, które najlepiej będzie spełniać potrzeby i oczekiwania. Czym zatem kierować się wybierając oprogramowanie?
Aktualność
Jednym z głównych czynników, jakim należy się kierować wybierając oprogramowanie dla biur rachunkowych jest to, czy jest ono zgodne z obowiązującymi przepisami. Prawo podatkowe bardzo często się zmienia. Producent oprogramowania dla biur rachunkowych musi zatem zadbać o to, aby jego system był cały czas zgody z obowiązującymi przepisami. Dlatego dobre oprogramowanie cechuje fakt jego ciągłego aktualizowania przez producenta. Wszystko po to, aby biuro rachunkowe miało pewność, że korzystając z danego oprogramowania robią to zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Jakość i bezpieczeństwo
Jak w przypadku każdego oprogramowania, także w przypadku oprogramowania dla biur rachunkowych bardzo ważna jest jego jakość. Dlatego wybierając konkretne oprogramowanie uwagę zwrócić należy na samego producenta. Dobrym rozwiązaniem będzie wybór oprogramowania oferowanego przez renomowanego producenta cieszącego się bardzo dobrą opinią wśród biur rachunkowych. Daje to poczucie zarówno pod kątem jakości, ale i bezpieczeństwa. Dodatkowo niektórzy producenci oferują także przeszkolenie pracowników biura rachunkowego, a w dalszej kolejności dostęp do pomocy technicznej świadczonej przez konsultantów.
Ponieważ każde biuro rachunkowe jest administratorem danych osobowych, program, jakiego używa, musi gwarantować bezpieczeństwo danych przed udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym, utratą czy przetwarzaniem niezgodnym z obowiązującym prawem. W przypadku potencjalnej utraty danych niezbędne jest tworzenie kopii zapasowych (tzw. backupów). W przypadku, gdy biuro rachunkowe korzysta z oprogramowania online, obowiązek tworzenia kopii zapasowych przejmuje na siebie dostawca oprogramowania. Bezpieczny program księgowy powinien także dawać możliwość autoryzacji dostępu hasłem, najlepiej skomplikowanym lub dwuetapowym – co przeciwdziała udostępnieniu danych osobom niepowołanym. Profesjonalne oprogramowanie dla biur rachunkowych pomaga również w tworzeniu upoważnień do przetwarzania danych osobowych, a poza tym posiada zabezpieczenie z postaci szyfrowanej transmisji danych. To ostatnie jest szczególnie ważne w przypadku przesyłu danych przez Internet, jak choćby w celu wysłania JPK do Ministerstwa Finansów.
Praca w trybie online i komunikacja z klientami
Dziś niemal wszystkie procedury odbywają się online. Taką samą możliwość musi oferować dobre oprogramowanie dla biur rachunkowych. Profesjonalne oprogramowanie dla biuro rachunkowych powinno umożliwiać prosty przesył dokumentów między biurem a klientem. To zdecydowanie ułatwia i przyspiesza pracę. Klient nie musi osobiście przyjeżdżać do biura rachunkowego z dokumentami. Może przesłać je online. To samo dotyczy biura rachunkowego. Dzięki temu biuro rachunkowe może obsługiwać klientów bez względu na odległość geograficzną. Jeszcze kilka lat temu biura rachunkowe mogły skutecznie obsługiwać klientów jedynie ze swojej miejscowości i najbliższej okolicy. Dziś profesjonalne oprogramowanie dla biur rachunkowych pozwala na obsługę klientów z całego kraju. Jest to również bardzo korzysta sytuacja dla samych klientów, którzy dzięki temu mają dużo szerszy wybór wśród biur rachunkowych.
Szybkie raportowanie
Biura rachunkowe muszą odpowiadać na wiele różnych potrzeb swoich klientów. Ci często wymagają przedstawienia określonych raportów czy zestawień finansowych. Jeszcze nie tak dawno pracownicy biur rachunkowych byli zmuszeni do przygotowywania takich raportów ręcznie, co zajmowało bardzo dużo czasu. Dziś dzięki profesjonalnemu oprogramowaniu dla biur rachunkowych przygotowanie takich analiz i raportów często zajmuje jedynie kilka minut.
Korzyści płynących ze stosowania odpowiedniego oprogramowania dla biur rachunkowych jest wiele. Ważne w tym przypadku są zarówno działanie zgodnie z interesem klienta i przepisami prawa, jak i bezpieczny i skuteczny przesył danych z ZUS-em, urzędami skarbowymi i Ministerstwem Finansów. Na rynku pojawiają się więc rozwiązania łączące bezpieczeństwo z usprawnieniem przepływu pracy biura rachunkowego, które zdecydowanie zwiększa konkurencyjność biura rachunkowego na rynku. Co więcej, wpływa to także pozytywnie na pracę samego klienta biura rachunkowego.
OLI
